Informacje prawne

Polityka prywatności i cookies

Obowiązuje od 7 września 2026 r.

Niniejsza Polityka opisuje, kto i w jakim celu przetwarza dane osobowe użytkowników serwisu cieplomarket.pl, jak długo je przechowuje, komu je powierza oraz jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą. Opisuje także zasady korzystania z plików cookies i narzędzi analitycznych.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Xperteo spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą we Wrocławiu, ul. Skarbowców 23A/B B2 lok. 117, 53-025 Wrocław, KRS 0001169660, NIP 8993023452, REGON 541548667 (dalej: „Administrator”), prowadząca serwis pod marką Ciepło Market.
Kontakt w sprawach danych osobowych: e-mail info@cieplomarket.pl, telefon +48 571 525 042, adres korespondencyjny jak wyżej.
Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. Wszystkie zgłoszenia prosimy kierować na powyższy adres e-mail.

2. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

Cel przetwarzania	Zakres danych	Podstawa prawna (RODO)	Okres przechowywania
Zawarcie i realizacja umowy sprzedaży, dostawa, płatność	imię i nazwisko, adres dostawy, e-mail, telefon, dane zamówienia	art. 6 ust. 1 lit. b	do zakończenia realizacji, następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń (zwykle 6 lat)
Wystawianie i przechowywanie faktur, obowiązki podatkowe	dane nabywcy, NIP, dane zamówienia	art. 6 ust. 1 lit. c	5 lat od końca roku podatkowego
Obsługa zapytań ofertowych i doradztwa (formularze, telefon, e-mail)	imię, e-mail, telefon, treść zapytania, dane techniczne obiektu	art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f (odpowiedź na zapytanie)	12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że doszło do zawarcia umowy
Prowadzenie konta klienta i konta firmowego	e-mail, hasło (w postaci skrótu), dane firmy, NIP, historia zamówień	art. 6 ust. 1 lit. b	do usunięcia konta, następnie do przedawnienia roszczeń
Skierowanie zapytania do partnera – firmy instalacyjnej	imię, telefon, e-mail, lokalizacja, opis potrzeby	art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda) lub lit. b	do 24 miesięcy od skierowania
Kalkulator strat ciepła, konfiguratory, doradca AI	parametry budynku, treść zapytań, adres IP	art. 6 ust. 1 lit. f (świadczenie i doskonalenie usługi, przeciwdziałanie nadużyciom)	do 12 miesięcy
Rozpatrywanie reklamacji i odstąpień	dane zamówienia, korespondencja	art. 6 ust. 1 lit. c oraz lit. f	6 lat
Statystyka i analityka ruchu	identyfikatory cookies, zdarzenia, adres IP w postaci skróconej	art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda na cookies analityczne)	do 14 miesięcy
Marketing własny i remarketing	identyfikatory cookies, zdarzenia	art. 6 ust. 1 lit. a (zgoda)	do wycofania zgody, nie dłużej niż 14 miesięcy
Newsletter (jeżeli uruchomiony)	e-mail, imię	art. 6 ust. 1 lit. a	do wycofania zgody
Bezpieczeństwo serwisu, logi serwera, przeciwdziałanie nadużyciom	adres IP, nagłówki żądania, czas	art. 6 ust. 1 lit. f	do 12 miesięcy
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń	dane związane ze sprawą	art. 6 ust. 1 lit. f	do przedawnienia roszczeń

3. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do: złożenia zamówienia (dane do wysyłki i kontaktu), założenia konta (adres e-mail), otrzymania odpowiedzi na zapytanie (dane kontaktowe) oraz wystawienia faktury dla firmy (NIP). Bez podania tych danych realizacja odpowiedniej usługi nie jest możliwa. Podanie danych w kalkulatorze i konfiguratorach jest w pełni dobrowolne.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być powierzane lub udostępniane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym:

Dostawca hostingu i infrastruktury aplikacji – przechowywanie danych serwisu i bazy danych (serwery w Unii Europejskiej).
Dostawca poczty transakcyjnej – Resend (wysyłka potwierdzeń zamówień, powiadomień, zaproszeń).
Firmy kurierskie i przewozowe – realizacja dostawy (imię i nazwisko, adres, telefon).
Operatorzy płatności i banki – rozliczenie płatności.
Biuro rachunkowe i dostawca systemu fakturowego – obowiązki księgowe i podatkowe.
Partnerzy – firmy instalacyjne i kominiarskie – wyłącznie w przypadku skierowania zapytania użytkownika do wskazanego partnera; partner staje się wówczas odrębnym administratorem danych zawartych w zapytaniu.
Dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych – Google Ireland Limited (Google Tag Manager, Google Analytics 4, Google Ads), Meta Platforms Ireland Limited – wyłącznie po wyrażeniu odpowiedniej zgody na cookies.
Dostawcy usług AI – modele językowe wykorzystywane przez doradcę i konfigurator AI; przekazywana jest wyłącznie treść zapytania i parametry techniczne, bez danych kontaktowych. Dane nie są wykorzystywane do trenowania modeli.
Kancelarie prawne, audytorzy, podmioty świadczące usługi IT – w zakresie niezbędnym do wykonywanych usług, na podstawie umów powierzenia.
Organy publiczne – gdy obowiązek wynika z przepisów prawa.

5. Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady dane przetwarzane są na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W przypadku narzędzi analitycznych, marketingowych oraz usług AI dane mogą być przekazywane do Stanów Zjednoczonych. Przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami technicznymi. Kopię zabezpieczeń można uzyskać, pisząc na info@cieplomarket.pl.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługuje Państwu prawo do:

dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
sprostowania danych (art. 16 RODO),
usunięcia danych (art. 17 RODO), o ile nie stoi temu na przeszkodzie obowiązek prawny lub konieczność obrony roszczeń,
ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w formacie nadającym się do odczytu maszynowego (art. 20 RODO),
sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, w tym wobec profilowania (art. 21 RODO); w przypadku marketingu bezpośredniego sprzeciw jest skuteczny bez podania przyczyny,
cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem,
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Wnioski realizujemy niezwłocznie, nie później niż w terminie miesiąca od otrzymania żądania. Adres do zgłoszeń: info@cieplomarket.pl.

7. Profilowanie i decyzje zautomatyzowane

Administrator nie podejmuje decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na użytkownika. Po wyrażeniu zgody na cookies marketingowe może następować profilowanie na potrzeby dopasowania treści reklamowych. Wyniki kalkulatora i doradcy AI mają charakter informacyjny i nie stanowią decyzji w rozumieniu art. 22 RODO.

8. Pliki cookies

Serwis wykorzystuje pliki cookies, czyli niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika, oraz zbliżone technologie (localStorage).
Przy pierwszej wizycie wyświetlany jest baner zgody. Cookies inne niż niezbędne są uruchamiane dopiero po wyrażeniu zgody. Domyślnie wszystkie zgody są ustawione na „odmowa” (Google Consent Mode v2). Zgodę można w każdej chwili zmienić lub wycofać, korzystając z odnośnika „Ustawienia cookies” w stopce serwisu.
Decyzja o zgodzie zapisywana jest w pliku cookie cm_consent na okres 12 miesięcy.

8.1. Kategorie cookies

Kategoria	Przykładowe pliki	Cel	Czas przechowywania
Niezbędne (zawsze aktywne)	`cm_consent`, cookie sesji koszyka, cookie sesji logowania	zapamiętanie decyzji o zgodzie, utrzymanie zawartości koszyka i sesji użytkownika, bezpieczeństwo	od sesji do 12 miesięcy
Analityczne (za zgodą)	`_ga`, `_ga_*` (Google Analytics 4)	pomiar ruchu, statystyka odwiedzin, ulepszanie serwisu	do 14 miesięcy
Marketingowe (za zgodą)	`_gcl_*` (Google Ads), `_fbp` (Meta)	pomiar skuteczności reklam, remarketing	do 14 miesięcy

Użytkownik może samodzielnie zarządzać cookies w ustawieniach przeglądarki, w tym je blokować lub usuwać. Ograniczenie cookies niezbędnych może uniemożliwić prawidłowe działanie koszyka i logowania.
Do zarządzania tagami analitycznymi i reklamowymi wykorzystywany jest Google Tag Manager. Kontener ładowany jest wyłącznie wtedy, gdy analityka jest włączona w serwisie, a poszczególne tagi uruchamiają się dopiero po odpowiedniej zgodzie.

9. Zapytania kierowane do fachowców

Wysyłając zapytanie przez katalog fachowców, użytkownik może wyrazić zgodę na przekazanie danych kontaktowych wskazanej firmie instalacyjnej lub kominiarskiej w celu przygotowania oferty. Od chwili przekazania firma ta staje się odrębnym administratorem danych i odpowiada za ich dalsze przetwarzanie oraz za spełnienie obowiązku informacyjnego. Administrator przekazuje wyłącznie dane niezbędne do przygotowania oferty i odnotowuje fakt oraz datę przekazania.

10. Dane klientów końcowych wprowadzane przez firmy w Strefie B2B

Firma korzystająca ze Strefy B2B, która wprowadza do serwisu dane swojego klienta końcowego w celu przygotowania oferty, jest administratorem tych danych. Administrator serwisu przetwarza je jako podmiot przetwarzający, wyłącznie na udokumentowane polecenie firmy, w zakresie niezbędnym do wygenerowania i udostępnienia oferty, z zachowaniem poufności i odpowiednich środków bezpieczeństwa. Zasady te stanowią umowę powierzenia przetwarzania w rozumieniu art. 28 RODO, zawieraną wraz z akceptacją regulaminu przez firmę.

11. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności: szyfrowanie transmisji (TLS), rozdzielenie uprawnień i kontrolę dostępu na poziomie bazy danych, przechowywanie haseł wyłącznie w postaci skrótów kryptograficznych, kopie zapasowe, rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa, ograniczenie liczby zapytań do usług AI oraz nagłówki bezpieczeństwa przeglądarki (m.in. HSTS, polityka bezpieczeństwa treści).

12. Zmiany Polityki

Administrator może aktualizować Politykę w przypadku zmiany przepisów, wprowadzenia nowych funkcji serwisu lub zmiany dostawców usług. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem https://cieplomarket.pl/polityka-prywatnosci wraz z datą obowiązywania. O istotnych zmianach użytkownicy posiadający konto zostaną poinformowani e-mailem.